Waarom automatische dienstinformatie?
Omdat de dag voor een dienst voor veel planners neerkomt op dezelfde tien vragen beantwoorden. Hoe laat moet ik er zijn? Waar is de ingang? Wat moet ik aan? Waar kan ik parkeren? Wie is mijn aanspreekpunt? Die informatie staat meestal ergens. In het planningssysteem, in een mail van de opdrachtgever, in de app waar niemand naar kijkt. Maar medewerkers lezen het daar niet. Op WhatsApp wel.
En als iemand twijfelt over tijd of locatie, is de kans groter dat het misgaat. Een duidelijke reminder op het kanaal dat mensen echt lezen, haalt een deel van die twijfel weg. Voor meer aanpakken tegen niet komen opdagen, zie no-shows verminderen.
Welke berichten stuurt Planie?
Drie momenten, allemaal automatisch:
- Bevestiging na inplanning. Direct nadat iemand op [Ja, ik kom] heeft getikt en is ingepland. Hiermee weet de medewerker zeker dat het rond is.
- Dienstdetails. Locatie, begin- en eindtijd, functie, kleding, aanspreekpunt. Wat jij in je planningssysteem bij de dienst hebt staan.
- Briefingreminder de dag ervoor. Een herinnering met de belangrijkste details en eventueel de briefing.
Het moment van de reminder bepaal je zelf, bijvoorbeeld als vast onderdeel van je planritme.
Hoe zien die berichten eruit?
De bevestiging, direct na een ja:
🗓 Zaterdag 5 juli, 14:00 tot 23:00
📍 Evenemententerrein, ingang personeel (Noordzijde)
👔 Bar, zwart shirt en zwarte broek
De briefingreminder, de dag ervoor:
🕑 Aanwezig om 13:45, start 14:00
📍 Ingang personeel, Noordzijde. Parkeren op P3.
👤 Aanspreekpunt: Ruben, barcoördinator
📄 Korte briefing: kassasysteem op pin, geen contant.
Vragen? Stuur gerust een berichtje.
Antwoordt iemand op zo'n bericht met een vraag, dan komt die binnen in de WhatsApp-inbox voor planners, zodat jij of een collega kan reageren.
Een scenario: evenement met 40 mensen op een nieuwe locatie
Stel: je hebt een evenement op een locatie waar nog niemand van je pool is geweest. 40 mensen ingepland, drie verschillende functies, twee ingangen.
Zonder automatische reminders stuur je donderdagavond een lange tekst in de groep, beantwoord je vrijdag dezelfde vragen opnieuw, en sta je zaterdag te bellen met mensen die bij de verkeerde ingang staan.
Met Planie staan de details per functie bij de diensten in je planningssysteem. Iedereen krijgt na inplanning een bevestiging met zijn eigen dienst, en de dag ervoor een reminder met de juiste ingang, tijd en aanspreekpunt. De vragen die dan nog komen, zijn de echte vragen. Meer over plannen voor evenementen op evenementenpersoneel plannen.
Wat is het verschil met reminders in een planningsapp?
| Pushmelding of mail uit een planningsapp | Dienstinformatie via Planie | |
|---|---|---|
| Kanaal | App-notificatie of e-mail | |
| Wordt het gelezen? | Vaak weggeveegd | Het kanaal dat medewerkers dagelijks openen |
| Reageren met een vraag | Via de app of apart | Gewoon terugappen, komt in de inbox |
| Gegevens | Uit het planningssysteem | Uit het planningssysteem via de API |
Planie vervangt je planningssoftware niet. De gegevens van de dienst komen gewoon uit je eigen systeem. Planie zorgt dat ze aankomen op de plek waar mensen kijken.
Wat kost het?
Meta rekent per afgeleverd templatebericht. Bevestigingen en reminders rond een dienst zijn informatie over een afspraak en lopen in de regel als utility-template, de goedkopere categorie. Valt een bericht binnen het 24-uursvenster na een reactie van de medewerker, dan reageer je in het lopende gesprek. Tarieven veranderen, dus check de actuele Meta-prijslijst. Meer over hoe dat werkt op kosten van WhatsApp-berichten. De berichtkosten worden rechtstreeks bij jou gefactureerd.