Waarom cateringplanning anders is dan restaurantplanning
Een restaurant heeft één adres. Een cateraar heeft er elke dag een ander. Vandaag een bruiloft in een schuur op het platteland, morgen een lunch voor tweehonderd man op een kantoor, zaterdag een walking dinner op een landgoed. Elke klus heeft een eigen draaiboek, eigen tijden, een eigen kledingvoorschrift en een eigen samenstelling van het team.
Dat maakt de planning fijnmazig. Je zoekt niet "vier mensen voor zaterdag", maar twee ervaren bediening, één kok die zelfstandig een buffet kan opzetten en één afwas, die om 15:00 op een adres staan waar geen bus komt. Iedereen moet het juiste adres hebben, weten dat het zwart-wit is en weten waar het personeelsparkeren is. En dan bellen er klanten die er last-minute twintig gasten bij hebben.
Bij partycatering zit de druk in de weekenden en het trouwseizoen. Bij bedrijfscatering zit het in vaste doordeweekse diensten die toch steeds gaten vertonen door ziekte en roosterwisselingen. Beide vragen om iets anders, maar het handwerk is hetzelfde: appen, wachten, overtypen, opnieuw appen.
Hoe Planie cateringpersoneel plant
De juiste mensen per rol
Planie bouwt per klant een zelflerende database op uit de realtime data in je planningssysteem. Met slimme kandidaatselectie gaat het aanbod eerst naar wie past bij de rol en historisch vaak ja zegt op dit soort diensten. Met filters op ontvangersgroep stuur je keukendiensten naar keukenmensen en bediening naar bediening. Wat iemand kan, haalt Planie uit de gegevens in jouw systeem. Houd die dus goed bij.
Vervoer naar lastige locaties
Veel cateringlocaties liggen buiten de stad en de opbouw begint vroeg. Met de rijbewijs- en vervoerscheck bied je zulke diensten aan mensen die er zelf kunnen komen, of zie je snel wie een carpool kan rijden.
Alle details in één bevestiging
Na een ja volgt een bevestiging met adres, aanvangstijd en wat je verder kwijt wilt. De dag ervoor gaat een briefingreminder. Zie dienstinformatie en reminders. Hoe je zo'n bericht opbouwt zodat het ook gelezen wordt, staat bij een dienstaanbod schrijven.
| Cateringsituatie | Planie-functie |
|---|---|
| Elke klus een andere locatie | Locatie en details in bevestiging en reminder |
| Rollen per dienst | Filters op ontvangersgroep, selectie op basis van historie |
| Afgelegen locaties, vroege opbouw | Rijbewijs- en vervoerscheck |
| Bediening vol, afwas nog open | Automatisch doorbieden |
| Vragen van medewerkers over de klus | Alles in één WhatsApp-inbox voor planners |
| Vaste bedrijfscateringdiensten | Planritmes die wekelijks automatisch aanbieden |
Scenario: bruiloft op zaterdag, klant belt donderdag
Donderdagmiddag. De klant van de bruiloft van zaterdag belt: er komen dertig gasten bij. Je hebt één extra bediening en één extra afwas nodig, van 15:00 tot 01:00, op een locatie twintig minuten rijden buiten de stad.
- Je zet de twee extra diensten in je planningssysteem.
- Planie biedt ze via WhatsApp aan, eerst aan mensen met cateringervaring die eigen vervoer hebben.
- Twee mensen zeggen ja op bediening. De eerste staat direct ingepland.
- De tweede krijgt een tegenbod: "Bediening is net vol. Wil je zaterdag van 15:00 tot 01:00 de afwas draaien op dezelfde bruiloft?" Ja. Ingepland.
- Beiden krijgen de bevestiging met adres, kleding en parkeerinfo. Vrijdag volgt de reminder.
Je hebt de klant in de tussentijd gewoon teruggebeld. Wil je meer over het snel vullen van gaten, lees dan open diensten vullen.
Bedrijfscatering: het vaste ritme bewaken
Bij bedrijfscatering zijn de diensten voorspelbaar. Juist daar werkt een planritme goed. Stel: elke maandag 13:00 gaan de openstaande diensten van deze week de deur uit, en elke woensdag de week erna. Wat nog open staat, gaat in een tweede ronde naar een bredere groep. De gaten die overblijven, zijn de gaten waar jij je echt mee bezig wilt houden.