Waarom niet gewoon de hele pool aanschrijven?
Omdat dat op twee manieren misgaat. De mensen die het best passen, zitten ergens tussen tweehonderd anderen en krijgen hetzelfde bericht als iemand die al drie maanden niet heeft gewerkt. En de rest van de pool krijgt aanbod na aanbod waar ze niets mee kunnen, tot ze er niet meer naar kijken.
Ervaren planners lossen dat op met hun geheugen. Ze weten dat Fatima altijd zaterdagavond kan, dat Tim nooit reageert voor 11:00 en dat de nieuwe jongen geen auto heeft. Dat werkt prima, tot die planner op vakantie is of er een tweede locatie bijkomt. Slimme kandidaatselectie legt die kennis vast in het systeem.
Hoe werkt de zelflerende database?
Planie koppelt via de API met het planningssysteem dat je al gebruikt. Zie koppelingen voor hoe dat werkt. Uit die koppeling en uit de reacties op WhatsApp leert Planie per medewerker:
- Wie kan. Opgegeven beschikbaarheid, gewerkte dagen en tijden, functies.
- Wie wil. Hoe vaak iemand ja zegt op aanbod, op welke soort diensten en locaties.
- Wie betrouwbaar is. Of iemand reageert, en hoe vaak iemand niet kan of afhaakt. Meer daarover op betrouwbaarheidssignalen.
- Wie voldoet aan de eisen. Bijvoorbeeld rijbewijs of eigen vervoer voor een vroege dienst buiten de stad. Zie de rijbewijs- en vervoerscheck.
Omdat Planie via de koppeling ook de historie van vóór de livegang ziet, begin je niet bij nul. De database heeft vanaf dag één een beeld, en dat beeld wordt beter naarmate er meer diensten doorheen gaan.
Hoe kiest Planie de beste kandidaat per dienst?
Per open dienst kijkt Planie naar de filters die jij hebt ingesteld (functie, locatie, opdrachtgever) en rangschikt binnen die groep wie het best past. Het aanbod gaat eerst naar die mensen. Blijft de dienst open, dan kan een volgende ronde in je planritme de groep breder maken.
Dezelfde logica wordt gebruikt bij automatisch doorbieden: zegt iemand ja op een volle dienst, dan zoekt Planie een alternatief op dezelfde dag dat bij deze persoon past.
Een scenario: zondagochtend brunch, vroeg en buiten de stad
Stel: je hebt een brunchdienst op zondag van 07:30 tot 14:00 op een locatie buiten de stad, zonder goede ov-verbinding. Je hebt twee mensen nodig.
Zonder selectie gaat het aanbod naar iedereen in de bediening. Je krijgt vijf ja's, waarvan drie van mensen zonder vervoer, en een van iemand die de laatste drie zondagochtenden heeft afgezegd.
Met slimme kandidaatselectie gaat het aanbod eerst naar mensen met eigen vervoer of rijbewijs, die vaker op zondag werken en die normaal snel reageren. Het bericht:
📍 Landgoed, buitengebied
🗓 Zondag 29 juni, 07:30 tot 14:00
👔 Bediening (eigen vervoer nodig)
Kun je?
De eerste twee ja's staan direct ingepland. Jij hebt niets hoeven uitzoeken.
Wat is het verschil met handmatig selecteren?
| Handmatig | Slimme kandidaatselectie |
|---|---|
| Kennis zit in het hoofd van de planner | Kennis zit in de database, per klant |
| Hele pool krijgt hetzelfde aanbod | Beste kandidaten krijgen het eerst |
| Vervoer en eisen check je achteraf | Checks tellen mee bij de selectie |
| Nieuwe planner moet de pool leren kennen | Database is er vanaf dag één, met historie |
| Pool raakt moe van irrelevant aanbod | Aanbod is relevanter, pool blijft betrokken |
Dat laatste punt doet ertoe als je een pool wilt die blijft reageren. Mensen die vooral aanbod krijgen dat bij ze past, kijken er ook naar. Hoe je slapende medewerkers weer actief krijgt, lees je bij flexpool activeren.
Wie heeft de regie?
Jij. Planie doet een voorstel en voert uit, maar de filters, groepen en regels stel jij in. Planie doet het werk van een planner, de planner houdt de regie.