Waar gaat de tijd van een planner eigenlijk naartoe?
Vraag een planner wat hij de hele dag doet en het antwoord is zelden "roosters maken". Het rooster staat zo in de software. De tijd verdwijnt in alles ertussen: een uitnodiging die niemand opent, dus appen. Iemand die "misschien" zegt, dus terugappen. Een dienst die al vol is, dus een alternatief zoeken. Een afmelding om 22:00, dus opnieuw beginnen.
Planie is ontstaan bij een horeca-uitzendbureau waar zo'n 40 uur per week opging aan medewerkers appen voor de planning. Dat is een volledige baan. Het verhaal daarachter lees je op over Planie. Voor jouw situatie is het getal anders, en daarom is het zinvol om het zelf te meten. Herken je dat je planners verzuipen in berichten, lees dan ook planner ontlasten.
Rekenmodel: vul je eigen cijfers in
Gebruik deze tabel als werkblad. Vul de kolom "Jouw waarde" in op basis van een meetperiode van twee weken.
| Invulveld | Wat je meet | Jouw waarde |
|---|---|---|
| A. Open diensten per week | Aantal diensten dat je moet vullen | ... |
| B. Berichten en belletjes per gevulde dienst | Gemiddeld aantal contactmomenten tot een dienst bezet is | ... |
| C. Minuten per contactmoment | Typen, wachten, terugkijken, vastleggen in het systeem | ... |
| D. Uren aan doorbieden en vervangen per week | Tijd voor afmeldingen, volle diensten, alternatieven | ... |
| E. Uren aan bevestigingen en reminders per week | Adres, tijden, briefing, herinneringen | ... |
| F. Totaal planneruren aan communicatie | (A × B × C / 60) + D + E | ... |
| G. Deel dat te automatiseren valt | Schatting in procenten, zie hieronder | ... |
| H. Vrijgekomen uren per week | F × G | ... |
Een realistische schatting voor G maak je door per taak te kijken. Herhaalwerk zoals aanbieden, herinneren en doorbieden valt grotendeels te automatiseren. Persoonlijke gesprekken, no-show-opvolging en loonvragen niet. Wees daar conservatief in.
Rekenvoorbeeld (fictief)
Dit is een rekenvoorbeeld om het model te laten zien, geen meting bij een klant. Stel: een planner merkt dat er wekelijks zo'n 40 uur opgaat aan medewerkers appen, net als bij het uitzendbureau waar Planie ontstond. Hoe ziet de som eruit?
| Invulveld | Voorbeeldwaarde |
|---|---|
| A. Open diensten per week | 150 |
| B. Contactmomenten per gevulde dienst | 4 |
| C. Minuten per contactmoment | 3 |
| Uren aan aanbieden (A × B × C / 60) | 30 |
| D. Doorbieden en vervangen | 6 uur |
| E. Bevestigingen en reminders | 4 uur |
| F. Totaal | 40 uur |
| G. Te automatiseren (stel) | 60 procent |
| H. Vrijgekomen uren | 24 uur per week |
Stel dat je in dit voorbeeld een uurtarief voor de planner van X euro hanteert, dan is de besparing 24 × X per week. Vul je eigen tarief in. Let op: de waarde van G is hier een aanname. In jouw situatie kan die hoger of lager uitvallen. Juist daarom is de nulmeting belangrijk.
Stappenplan: zo bereken je je tijdsbesparing
- Kies een meetperiode. Twee normale weken, geen vakantie of uitzonderlijke piek.
- Turf contactmomenten. Hoeveel berichten en belletjes per gevulde dienst? Een simpele turflijst naast de telefoon is genoeg.
- Meet tijd per taak. Laat planners een paar dagen grof bijhouden hoeveel tijd naar aanbieden, doorbieden en informeren gaat.
- Vul het rekenmodel in. Bereken F en maak een voorzichtige schatting van G.
- Leg je uitgangspunten vast. Vulgraad, gemiddelde tijd tot een dienst bezet is, aantal last-minute gaten. Dat is je nulmeting.
- Meet na invoering opnieuw. Na vier tot acht weken dezelfde metingen, zodat je appels met appels vergelijkt.
- Kijk verder dan uren. Meer gevulde diensten en meer gewerkte uren uit dezelfde pool zijn vaak minstens zo waardevol.
Wat is een nulmeting en waarom heb je hem nodig?
Een nulmeting is je startpunt: de cijfers van vóór een verandering. Zonder nulmeting is elke besparing een gevoel. Met nulmeting kun je laten zien wat er echt veranderde.
Goede nulmetingscijfers voor planning zijn:
- Vulgraad: hoeveel procent van de diensten raakt bezet?
- Tijd tot bezetting: hoe lang staat een dienst gemiddeld open?
- Last-minute gaten: hoeveel diensten vallen binnen 24 uur open?
- Gewerkte uren per actieve medewerker: draait je pool meer of minder uren?
- Planneruren aan communicatie: uit het rekenmodel hierboven.
Bij Planie heb je een voordeel: via de API-koppeling ziet Planie ook de historie van vóór de livegang. Je hoeft dus niet eerst maanden handmatig te turven om te kunnen vergelijken. De data uit je eigen planningssysteem vormt de nulmeting.
Wat telt nog meer mee in je ROI?
Uren zijn de makkelijkste maat, maar niet de enige. Als diensten sneller gevuld worden, staan er minder gaten op de vloer. Als je pool vaker gevraagd wordt op de juiste momenten, draait hij meer uren met dezelfde mensen. En automatisch doorbieden zorgt dat een "ja" op een volle dienst niet verloren gaat.
Aan de kostenkant tellen je abonnement en de berichtkosten van Meta mee. Meta rekent per afgeleverd templatebericht, en die kosten worden bij Planie rechtstreeks bij jou gefactureerd. Hoe dat werkt, lees je bij kosten van WhatsApp-berichten. Het prijsmodel van Planie zelf staat op prijzen.