Definities: opt-in en AVG naast elkaar
Opt-in (WhatsApp): de toestemming die een persoon geeft om berichten of oproepen van een specifieke organisatie via WhatsApp te ontvangen. WhatsApp vereist die voor berichten die een organisatie zelf begint. De opt-in moet duidelijk maken dat iemand instemt met berichten en van welke organisatie die komen. Hoe je hem verzamelt, mag je zelf kiezen, zolang het voldoet aan de wet.
AVG (Algemene verordening gegevensbescherming): de Europese privacywet die bepaalt wanneer en hoe je persoonsgegevens, zoals naam en telefoonnummer, mag verwerken. Kernbegrippen zijn de grondslag, transparantie, dataminimalisatie en afspraken met verwerkers.
| Opt-in WhatsApp | AVG | |
|---|---|---|
| Wat is het? | Platformregel van WhatsApp/Meta | Europese wet |
| Doel | Geen ongewenste berichten op WhatsApp | Bescherming van persoonsgegevens |
| Wat vraagt het? | Toestemming om berichten van jouw organisatie te ontvangen | Grondslag, informatieplicht, beveiliging, afspraken met verwerkers |
| Afmelden | Moet mogelijk zijn en worden gerespecteerd | Recht van bezwaar en andere rechten van betrokkenen |
| Gevolg bij overtreding | Lagere kwaliteitsscore, beperking of blokkade van je nummer | Mogelijk handhaving door de toezichthouder |
Let op: opt-in en AVG-grondslag zijn niet hetzelfde. Een vinkje "ik wil diensten via WhatsApp ontvangen" regelt de opt-in voor WhatsApp. Of je de gegevens daarvoor mag verwerken, is een aparte AVG-vraag.
Welke AVG-grondslag past bij dienstaanbod?
De AVG kent zes grondslagen. Voor werkgevers en uitzendbureaus komen er bij planning vooral twee in beeld:
- Uitvoering van de overeenkomst: berichten die nodig zijn om de arbeids- of uitzendrelatie uit te voeren, zoals dienstdetails en bevestigingen.
- Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld het efficiënt kunnen aanbieden van diensten aan je pool, mits dat afgewogen is tegen de belangen van de medewerker.
Toestemming als AVG-grondslag ligt in een arbeidsrelatie lastiger, omdat toestemming vrij gegeven moet zijn en er tussen werkgever en werknemer een afhankelijkheid bestaat. Daarom kiezen veel organisaties voor een andere grondslag, en zien ze de WhatsApp-opt-in als aanvullende platformeis. Welke grondslag bij jou past, bepaal je samen met je privacyadviseur of functionaris gegevensbescherming.
Wie is verwerker en wat leg je vast?
Als werkgever of bureau ben jij verwerkingsverantwoordelijke: jij bepaalt waarom en hoe gegevens worden gebruikt. Een softwareleverancier die namens jou berichten verstuurt en gegevens opslaat, is in de regel verwerker. Met een verwerker sluit je een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer staat welke gegevens worden verwerkt, hoe ze beveiligd zijn en wat er gebeurt na afloop.
Bij Planie geldt:
- Elke klant heeft een eigen afgeschermde omgeving. Planie deelt geen data tussen klanten of bureaus.
- Je blijft eigenaar van je eigen WhatsApp-nummer, displaynaam en omgeving.
- Je planningssysteem blijft de bron van waarheid; Planie leest en schrijft via de API.
Neem in je privacyverklaring voor medewerkers op dat je WhatsApp gebruikt voor dienstaanbod en dienstinformatie, en via welke partijen.
Opt-in in de praktijk: zo regel je het
Een opt-in hoeft niet ingewikkeld te zijn. Een paar momenten waarop het logisch is:
- Bij indiensttreding of inschrijving. Een duidelijke zin in je aanmeldformulier: "Ja, ik ontvang dienstaanbod en dienstinformatie van [organisatie] via WhatsApp."
- Bij bestaande medewerkers. Een eenmalig verzoek, met uitleg wat ze kunnen verwachten en hoe vaak.
- Vastleggen. Bewaar wanneer en hoe iemand opt-in gaf, zodat je het kunt aantonen.
Leg ook uit welke soorten berichten komen: los dienstaanbod, bulkaanbod, bevestigingen, reminders en eventueel beschikbaarheid uitvragen. Hoe de templates en het platform werken, lees je in de WhatsApp Business API uitgelegd.
Afmelden en stilte-uren
Afmelden moet simpel zijn, bijvoorbeeld door "STOP" te antwoorden of via een knop. Respecteer het meteen. Wie zich afmeldt voor WhatsApp, kun je natuurlijk nog wel bellen of via een ander kanaal bereiken.
Stilte-uren zijn geen wettelijke eis, maar wel goed fatsoen. Een dienstaanbod om 23:45 voor de volgende ochtend levert ergernis op, en ergernis leidt tot blokkades en een lagere kwaliteitsscore bij Meta. Met een planritme leg je vast wanneer rondes uitgaan, bijvoorbeeld niet na 21:00 en niet voor 08:00, met uitzondering van spoeddiensten.
Signalen over wie vaak niet reageert, gebruik je eerlijk. In Planie zijn betrouwbaarheidssignalen bedoeld om iemand persoonlijk te bellen, niet om automatisch af te rekenen.
En een WhatsApp-groep dan?
In een groep ziet iedereen elkaars telefoonnummer. Dat is niet per se verboden, maar het vraagt wel om een afweging en duidelijke informatie aan medewerkers. Meer over de verschillen lees je in WhatsApp-groep vs Planie.