Planritmes: automatische planmomenten voor je hele week

Wat is een planritme?

Elke goede planner heeft al een ritme, alleen zit het in zijn hoofd. Donderdag beschikbaarheid vragen, vrijdag het weekend vullen, maandag de gaten van deze week, woensdag de week erna. Het probleem is niet het ritme. Het probleem is dat je het elke week met de hand moet uitvoeren, en dat het in een drukke week als eerste sneuvelt.

Planie maakt van dat ritme een instelling. Je legt vast wat er wanneer gebeurt en voor wie, en Planie draait het. Het idee komt van de werkvloer: bij het horeca-uitzendbureau waar Planie ontstond, werd het weekritme eerst op papier vastgelegd en daarna geautomatiseerd. Wil je zelf een ritme ontwerpen, begin dan bij een planritme opzetten.

Hoe ziet een voorbeeld-weekritme eruit?

Een veelgebruikt ritme voor een flexpool in horeca of evenementen:

Je kunt momenten verschuiven, toevoegen of weghalen. Een stadion met thuiswedstrijden heeft een heel ander ritme dan een cateraar met vaste weekdagen, en dat is precies de bedoeling.

De bouwstenen achter die regels zijn losse functies: beschikbaarheid uitvragen, meerdere diensten tegelijk aanbieden, losse diensten aanbieden via WhatsApp en dienstinformatie en reminders. Het planritme zet ze op de klok.

Welke regels kun je instellen?

Een ritme zonder grenzen wordt al snel spam. Daarom stel je per omgeving regels in:

• Filters op ontvangersgroep. Per planmoment kies je wie het krijgt: functie, locatie, opdrachtgever, of bijvoorbeeld alleen mensen die beschikbaarheid hebben opgegeven.
• Stilte-uren. Geen berichten in de nacht of op tijden dat jij dat niet wilt. Valt een moment in de stilte-uren, dan wacht het.
• Maximum aantal aanbiedingen per persoon per week. Zodat niemand bedolven wordt onder aanbod en je opt-ins niet verliest omdat mensen zich ergeren.
• Welke diensten meedoen. Bijvoorbeeld alleen open diensten vanaf een bepaalde datum, of alleen bij bepaalde opdrachtgevers.

Over stilte-uren en opt-in staat meer bij WhatsApp opt-in en AVG.

Een scenario: maandag 13:00, de week moet dicht

Stel: het is maandag, en voor deze week staan nog negen diensten open, verspreid over drie locaties. Normaal ben je daar de hele middag mee bezig, tussen alle andere dingen door.

Met een planritme gaat om 13:00 automatisch per open dienst een aanbod uit naar de best passende kandidaten. Zo ziet het bericht eruit:

Een ja op een open dienst staat direct ingepland. Een ja op een dienst die intussen vol is, krijgt automatisch een alternatief op dezelfde dag. Om 15:00 kijk jij naar wat er nog openstaat. Die paar bel je persoonlijk.

Waarom werken vaste planmomenten beter dan ad hoc appen?

Omdat ritme voorspelbaarheid geeft, aan twee kanten. Jij weet dat de week erna op woensdag al grotendeels staat. En je medewerkers leren dat er op vrijdag een weekaanbod komt, dus ze kijken ernaar. Ad hoc appen leert mensen juist dat het wel loopt als ze pas later reageren.

Wie wil overstappen van brandjes blussen naar vooruitkijken, leest verder bij vooruit plannen.