Wat beveiligingsplanning lastig maakt
Een beveiligingsplanning draait 24 uur per dag, zeven dagen per week. Objecten moeten bezet zijn, en een gat in de planning is niet alleen vervelend, het is een risico voor je opdrachtgever. Een post die onbezet blijft, is een contractueel probleem.
Tegelijk mag niet iedereen overal staan. Een beveiliger heeft een geldige pas nodig, en voor sommige objecten of functies gelden extra eisen: evenementenbeveiliging, objectbeveiliging, een bepaalde training of een object-specifieke instructie. Die eisen leven in je planningssysteem, en daar moeten ze kloppen.
En dan de uitval. Een afmelding voor de nachtdienst komt niet om 10:00, maar om 19:00 of later. De planner met dienst belt dan zijn lijstje af, terwijl de klok tikt. Wie bekend is met het object, wie niet net een dubbele dienst heeft gedraaid, wie er om 23:00 zonder openbaar vervoer kan komen.
Hoe Planie helpt beveiligers in te plannen
Selectie op gegevens uit je planningssysteem
Met slimme kandidaatselectie gaat het aanbod naar beveiligers die bij de dienst passen, op basis van de gegevens die in jouw planningssysteem staan en hun historie. Belangrijk om helder te hebben: Planie controleert zelf geen passen, certificaten of de geldigheid daarvan. Planie werkt met wat in je systeem staat. Houd je pasgegevens en vervaldatums daar goed bij, dan gaat het aanbod naar de juiste mensen. De planner en het planningssysteem blijven verantwoordelijk voor de bevoegdheid.
Snel opnieuw aanbieden bij uitval
Zet je een dienst weer open, dan biedt Planie die via WhatsApp aan de passende kandidaten aan. De eerste ja staat direct ingepland. Wie daarna ja zegt, krijgt met automatisch doorbieden een andere open dienst op dezelfde dag aangeboden, als die er is. Een avond met twee uitvallers op verschillende objecten wordt zo één ronde in plaats van twee belrondes.
Vervoer naar objecten
Bedrijventerreinen, bouwplaatsen en distributiecentra liggen vaak buiten het centrum, en nachtelijke aflossingen vallen buiten de dienstregeling. Met de rijbewijs- en vervoerscheck houdt Planie bij de selectie rekening met wie er zelf kan komen.
Instructies op het juiste moment
Na een ja krijgt de beveiliger een bevestiging met object, tijden en details. Voor de dienst volgt een reminder. Zie dienstinformatie en reminders. Wie weet waar hij moet zijn en hoe laat, komt ook. Daarover meer bij no-shows verminderen.
| Beveiligingssituatie | Planie | Planner en planningssysteem |
|---|---|---|
| Uitval nachtdienst | Direct nieuw aanbod via WhatsApp | Dienst openzetten, eindcontrole |
| Pas of certificaat vereist | Selectie op gegevens uit het systeem | Registratie en geldigheid bijhouden |
| Object buiten de stad | Rijbewijs- en vervoerscheck | Gegevens over vervoer actueel houden |
| Vragen van beveiligers | Eén WhatsApp-inbox | Beantwoorden, ook mobiel |
| Vaste roosters voor objecten | Planritmes op vaste momenten | Ritme en ontvangersgroepen instellen |
Scenario: vrijdag 19:30, uitval op twee objecten
Vrijdagavond, 19:30. Een beveiliger meldt zich ziek voor de nachtdienst van 23:00 tot 07:00 op een bedrijventerrein. Tien minuten later volgt een tweede afmelding voor een avonddienst van 21:00 tot 01:00 bij een ander object.
- De dienstdoende planner zet beide diensten open in het planningssysteem.
- Planie biedt ze via WhatsApp aan aan beveiligers die volgens het systeem bij die objecten en functies passen, met eigen vervoer voor het bedrijventerrein.
- Binnen korte tijd zegt iemand ja op de nachtdienst. Ingepland.
- Een tweede beveiliger zegt ook ja op de nachtdienst, die inmiddels vol is. Hij krijgt een tegenbod voor de avonddienst bij het andere object. Ja. Ingepland.
- Beiden krijgen object, tijden en de instructies van de post.
De planner controleert of de bezetting klopt en kan de rest van de avond gewoon doorwerken.
Van brandjes naar een vast ritme
Veel objecten hebben vaste roosters. Daar werkt een planritme goed: elke week op een vast moment de openstaande diensten van de komende periode aanbieden, gefilterd op de groep die bij het object hoort. Zo hoef je minder vaak op vrijdagavond te zoeken. Hoe je zo'n ritme opzet, lees je bij een planritme opzetten en vooruit plannen.