De ritmiek van een thuiswedstrijd
Een stadion of sportcomplex is een horecazaak die een paar keer per maand opengaat, en dan meteen vol. Thuiswedstrijden komen in een vast schema, maar de details schuiven: een speeldag wordt verplaatst voor televisie, een bekerwedstrijd komt er doordeweeks tussen, een topper vraagt meer mensen dan een wedstrijd tegen de hekkensluiter.
Elke wedstrijd vraagt dezelfde opbouw. Bar, bediening in de businessruimtes, foodlopers op de tribunes, kassa's, soms garderobe. Iedereen met een eigen begintijd ten opzichte van de aftrap. De bar begint ruim voor de deuren opengaan, foodlopers zijn er vlak voor de wedstrijd, en de businessbediening blijft hangen tot na de nabespreking.
De planning zelf is dus geen raketwetenschap. Het is herhaling. En juist herhaling is wat planners het meeste tijd kost: elke wedstrijd hetzelfde rondje appen, dezelfde vragen ("hoe laat moet ik er zijn?"), dezelfde paar afzeggers op de dag zelf. Bij sportclubs komt daar nog bij dat vrijwilligers en betaalde krachten door elkaar lopen.
Hoe Planie personeel voor thuiswedstrijden plant
Een vaste uitvraag per wedstrijd
Met planritmes stel je in wanneer de uitvraag voor een wedstrijd vertrekt. Bijvoorbeeld: zodra de diensten in je planningssysteem staan, gaat het aanbod twee weken voor de wedstrijd naar de stadiongroep, met een tweede ronde een week vooraf voor wat nog open staat. Met filters op ontvangersgroep stuur je de businessbediening naar je ervaren mensen en de foodloopdiensten naar een bredere groep.
Alle rollen in één bericht
Met meerdere diensten tegelijk aanbieden gaat de hele wedstrijd in één bericht: welke rollen open zijn en hoe laat ze beginnen. De medewerker kiest. Bij een speelronde met twee thuiswedstrijden kort na elkaar kun je beide in één aanbod zetten.
Doorbieden tussen rollen
De bar is populair, foodlopen minder. Zegt iemand ja op een bar die al vol is, dan krijgt diegene met automatisch doorbieden een tegenbod voor een andere rol op dezelfde wedstrijddag. Zo wordt een ja alsnog een bezette positie.
De vragen voor zijn
Na een ja krijgt de medewerker een bevestiging met de ingang, de aanvangstijd en waar de kleding ligt. De dag voor de wedstrijd volgt een reminder. Zie dienstinformatie en reminders. Dat scheelt een stapel "welke ingang ook alweer?"-appjes op de wedstrijddag.
Voorbeeld: de uitvraag voor een zondagmiddagwedstrijd
Stel: aftrap zondag 14:30. In je planningssysteem staan de diensten zo:
| Rol | Aantal (voorbeeld) | Begintijd t.o.v. aftrap | Tijd |
|---|---|---|---|
| Bar | 8 | 2 uur ervoor | 12:30 tot 17:30 |
| Bediening businessruimte | 6 | 2,5 uur ervoor | 12:00 tot 18:00 |
| Foodlopers tribune | 10 | 1 uur ervoor | 13:30 tot 16:45 |
| Kassa | 4 | 1,5 uur ervoor | 13:00 tot 17:00 |
De aantallen zijn een rekenvoorbeeld, de opbouw is wat telt. Het planritme doet dit:
- Twee weken vooraf: multi-dienstaanbod met alle rollen naar de stadiongroep. Businessbediening alleen naar de groep met bedieningservaring.
- De dagen daarna: ja's staan direct ingepland. Bar loopt als eerste vol, wie daarna ja zegt op bar krijgt een tegenbod voor foodlopen of kassa.
- Een week vooraf: tweede ronde voor wat nog open staat, naar een bredere groep.
- Zaterdag: iedereen krijgt de reminder met ingang en aanvangstijd.
- Zondagochtend, twee afmeldingen: je zet de diensten weer open en Planie biedt ze direct opnieuw aan.
Verschuift de wedstrijd, dan pas je de tijden aan in je planningssysteem. Dat blijft de bron van waarheid.
Stadion, cateraar of sportclub
Stadions besteden de horeca vaak uit aan een cateraar, die op zijn beurt met een uitzendbureau of eigen pool werkt. Planie werkt bij ieder van die partijen, zolang er een planningssysteem met API is. Sportclubs met een eigen kantine of clubhuis kunnen met dezelfde aanpak hun bezetting op wedstrijddagen regelen. De dynamiek lijkt op horeca met de piekbelasting van evenementen. Een pool die alleen bij de grote wedstrijden in actie komt, houd je warm door ook de kleinere wedstrijden aan te bieden; zie flexpool activeren.