Flexpool activeren: haal je slapende pool weer aan het werk

Waarom wordt een flexpool inactief?

Op papier heb je tweehonderd mensen. In de praktijk draait de planning op dertig. Dat is zo normaal dat veel planners het niet meer als probleem zien, maar het kost je capaciteit die je al hebt geworven en ingewerkt. Zie ook wat een flexpool is en hoe je hem plant.

De vaste kern krijgt alles. Onder tijdsdruk vraag je wie je kent en wie altijd ja zegt. Begrijpelijk, maar zo bouw je ongemerkt een A-team en een B-team. Het B-team krijgt geen aanbod en raakt uit beeld.

Geen aanbod, geen binding. Een flexwerker die drie weken niets hoort, concludeert dat er geen werk is. Die neemt een ander bijbaantje, en dan zit hij op jouw drukke zaterdag al ergens anders.

Beschikbaarheid invullen is een drempel. Veel pools draaien op "vul je beschikbaarheid in de app in". Wie dat een paar keer vergeet, valt uit elke selectie, ook al wil hij best werken.

Nieuwe mensen worden niet ingewerkt in het ritme. Iemand die net is aangenomen weet niet hoe aanbod binnenkomt of wat er van hem verwacht wordt. Zonder eerste dienst binnen korte tijd zakt de motivatie snel.

Het kanaal past niet. Uitnodigingen via app-notificaties of e-mail worden door een deel van de pool simpelweg niet gezien.

Hoe activeer je een slapende flexpool? Stappenplan

1. Maak de pool zichtbaar. Zet op een rij wie de afgelopen periode niet heeft gewerkt. Splits in: nooit gewerkt, ooit actief maar gestopt, en af en toe actief.
2. Schoon op, maar voorzichtig. Vraag de "ooit actief"-groep kort of ze nog willen werken. Wie niet meer wil, kun je netjes uitschrijven. Een kleinere, echte pool is beter planbaar dan een grote lijst op papier.
3. Bied concreet werk aan, geen algemene oproep. "Wie heeft er zin om weer te werken?" levert weinig op. "Zaterdag 18:00 tot 00:00 bar op locatie Zuid, wil je?" wel. Een concrete dienst is een makkelijke beslissing.
4. Bied meerdere opties tegelijk. Iemand die weer instapt, wil kiezen. Een weekendaanbod met drie of vier diensten waaruit hij kan kiezen, verlaagt de drempel.
5. Verdeel bewust. Spreek met jezelf af dat een deel van het aanbod naar mensen gaat die niet in de vaste kern zitten. Anders schiet je terug in het oude patroon.
6. Geef nieuwkomers snel een eerste dienst. Plan bij voorkeur samen met een ervaren collega, zodat ze het werk en het team leren kennen.
7. Bel wie niet reageert. Een persoonlijk belletje haalt meer op dan een vierde automatisch bericht. Soms blijkt het nummer veranderd of is de rol niet meer passend.

Hoe helpt Planie je flexpool te activeren?

Planie koppelt met je bestaande planningssoftware en gebruikt die data om aanbod slimmer over je pool te verdelen.

• Brede, slimme selectie. De slimme kandidaatselectie bouwt per klant een beeld op van wie kan, wil en betrouwbaar is. Daardoor komt aanbod ook bij mensen buiten je vaste kern terecht, in plaats van alleen bij wie jij uit je hoofd kent.
• Meerdere diensten in één bericht. Met meerdere diensten tegelijk aanbieden krijgt een medewerker bijvoorbeeld een heel weekend te zien en kiest hij zelf. Ideaal om iemand weer te laten instappen.
• Beschikbaarheid via WhatsApp. Vult niemand de app in? Dan kun je beschikbaarheid uitvragen via WhatsApp, in het kanaal dat mensen wel openen.
• Signalen voor persoonlijk contact. Betrouwbaarheidssignalen vlaggen wie vaak niet kan of niet reageert. Dat is het lijstje dat je zelf belt.

Een actievere pool betekent ook meer gewerkte uren zonder extra werving. Daarover gaat meer uren uit je flexpool.