Waarom een koppeling en geen nieuw planningssysteem?
Je hebt al een planningspakket. Daar staan je contracten, je cao-regels, je urenregistratie en je facturatie in. Daar heb je jaren in gestoken, en je collega's op de administratie zijn er blij mee. Het probleem zit meestal niet in het rooster zelf, maar in het stuk ervoor: mensen zover krijgen dat ze ja zeggen op een dienst.
Daar gaat de tijd heen. Uitnodigingen in de app die niemand opent. Een rondje appen, een rondje bellen, en dan vrijdag 16:30 nog drie gaten voor zaterdag. Planie pakt precies dat stuk op en laat de rest met rust. Meer over die afweging lees je in planningssoftware uitbreiden zonder over te stappen.
Hoe werkt de API-koppeling met je planningssoftware?
De koppeling is bewust smal gehouden. Planie heeft niet alles uit je systeem nodig, alleen wat nodig is om diensten te vullen.
- Medewerkers ophalen. Planie leest wie er in je pool zit, met de gegevens die nodig zijn om iemand een dienst aan te bieden.
- Open diensten ophalen. Planie ziet welke diensten nog niet vol zijn: datum, tijd, locatie, functie.
- Aanbieden via WhatsApp. Op het moment dat jij instelt (een planritme) gaat het aanbod naar de juiste mensen.
- Ja = ingepland. Zegt iemand ja op een open dienst, dan schrijft Planie die inplanning direct terug naar je planningssysteem.
- Vol = alternatief. Zegt iemand ja op een dienst die net vol is, dan doet Planie een tegenbod met een andere dienst op dezelfde dag. Dat heet automatisch doorbieden.
Omdat Planie via de koppeling ook de historie van vóór de livegang ziet, heb je meteen een nulmeting. Je kunt later laten zien wat er veranderd is, in plaats van op gevoel te zeggen dat het "wel scheelt". Het hele proces stap voor stap staat op hoe het werkt.
Welke data gaat heen en weer?
| Richting | Wat | Waarvoor |
|---|---|---|
| Planningssoftware naar Planie | Medewerkers en hun basisgegevens | Weten wie je kunt benaderen |
| Planningssoftware naar Planie | Open diensten (datum, tijd, locatie, functie) | Weten wat er gevuld moet worden |
| Planningssoftware naar Planie | Historie van inplanningen | Zelflerende kandidaatselectie en nulmeting |
| Planie naar planningssoftware | Ingeplande medewerker op een dienst | Een ja direct verwerken |
Wat Planie niet doet: uren verwerken, contracten opmaken, facturen versturen. Dat blijft in je eigen pakket, waar het hoort.
Met welke planningssoftware koppelt Planie?
Planie is gebouwd om bovenop bestaande planningssoftware te werken. We koppelen met de pakketten die in horeca, evenementen, uitzenden, logistiek en retail het meest gebruikt worden. Of jouw systeem erbij zit, laten we je in de demo zien.
Werk je met een eigen of minder bekend systeem? Als het een API heeft, is de kans groot dat het kan. Lees wat Planie daarvoor nodig heeft op eigen of ander systeem koppelen via API.
Wie beheert de koppeling?
Onboarding is simpel gehouden. Planie maakt een manageraccount en gebruikersaccounts aan. De manager in jouw organisatie beheert de koppelingen: welk systeem, welke omgeving, welke rechten. Er is geen eenmalige onboardingfee.
Aan de WhatsApp-kant regelt Planie de aanvraag van je WhatsApp Business-account (WABA) en de goedkeuring van de berichttemplates. Jij blijft eigenaar van je nummer en displaynaam. De berichtkosten van Meta worden rechtstreeks bij jou gefactureerd, zonder marge via Planie. Hoe het zit met toestemming van medewerkers lees je bij WhatsApp opt-in en AVG.
Wat merkt een planner ervan in de praktijk?
Stel: dinsdag, 13:00. Je planritme zet de diensten voor het weekend open. Planie kiest per dienst de mensen die het vaakst kunnen en betrouwbaar reageren, en stuurt ze een bericht:
Sanne tikt op ja. In je planningssoftware staat ze ingepland. Jij hebt niets gedaan. Tikt Daan tien minuten later ook op ja, maar is die dienst al vol, dan krijgt hij een alternatief op dezelfde dag aangeboden. Jij ziet alle gesprekken terug in één WhatsApp-inbox, in de browser of op je telefoon.
Je houdt de regie. Wie vaak niet reageert of steeds afzegt, wordt gevlagd. Niet om die persoon uit te sluiten, maar zodat jij zelf even belt.