Waarom een WhatsApp-inbox voor planners?
Hoe het nu vaak gaat: de planning zit op één zakelijke telefoon, of erger, op de privételefoon van drie planners. Een medewerker appt Bas over zaterdag, Bas is vrij, en niemand anders ziet het. Een ander stuurt een vraag in de groepsapp, die verdwijnt onder vijftig duimpjes. En als de dienstdoende planner 's avonds naar huis gaat, gaat de halve planning mee in zijn broekzak.
Een gedeelde inbox lost dat op. Iedereen in het team ziet dezelfde gesprekken, ziet wat er al beantwoord is en kan het overnemen. Wie al met een WhatsApp-groep werkt, ziet het verschil op WhatsApp-groep vs Planie.
Wat zie je in de inbox?
Alles wat er tussen jouw organisatie en een medewerker via WhatsApp gebeurt:
- Dienstaanbiedingen die Planie heeft verstuurd, en de reactie daarop.
- Automatische tegenbiedingen als iemand ja zei op een volle dienst. Zie automatisch doorbieden.
- Bevestigingen en reminders die zijn uitgegaan.
- Losse vragen van medewerkers die niet op een knop tikken maar gewoon iets typen.
Dat laatste is belangrijker dan het klinkt. Mensen tikken niet altijd netjes op [Ja, ik kom]. Ze schrijven "ja maar ik kan pas om 18:00" of "is er parkeren?". Die berichten komen in de inbox terecht, zodat een planner ze ziet en kan reageren.
Hoe ziet dat eruit in de praktijk?
Een gesprek in de inbox zou er zo uit kunnen zien:
📍 Congrescentrum, foyer
🗓 Vrijdag 27 juni, 16:00 tot 22:00
👔 Catering
Yasmin: Ja, maar ik ben er pas om 16:30, kan dat?
Planner (Sem): Hoi Yasmin, 16:30 is prima, ik zet het zo in de planning. Meld je bij de artiesteningang.
Sem ziet het bericht, past de begintijd aan in het planningssysteem en antwoordt. Zijn collega die later inlogt, ziet dat het al geregeld is.
Een scenario: vrijdag 16:30, twee afmeldingen voor zaterdag
Het is vrijdagmiddag. Er komen twee afmeldingen binnen voor zaterdag. Tegelijk heeft Planie een ronde aanbiedingen lopen voor zondag, en er staan drie vragen open van medewerkers.
In de oude situatie: telefoon in de ene hand, planningssysteem op het scherm, en hopen dat je niets mist. Met de inbox zie je de afmeldingen, de lopende ronde en de vragen in één overzicht. Je zet de twee diensten weer open, Planie biedt ze aan, en jij beantwoordt in de tussentijd de vragen. Je collega neemt een deel over vanaf haar mobiel, want ze staat al op locatie.
Wat kun je met de acties?
Vanuit een gesprek kies je zelf welke acties je inzet. Denk aan een bericht beantwoorden, een gesprek oppakken zodat je collega weet dat jij het doet, of doorklikken naar wat er rond een dienst speelt. Je bepaalt zelf welke acties bij jullie manier van werken passen.
Wat is het verschil met een gedeelde telefoon of WhatsApp-groep?
| Gedeelde telefoon of groep | WhatsApp-inbox van Planie | |
|---|---|---|
| Meerdere planners tegelijk | Lastig, één toestel | Ja, iedereen ziet dezelfde inbox |
| Overzicht van automatische berichten | Nee | Ja, aanbod, reacties en reminders |
| Privénummers van planners | Vaak wel in gebruik | Niet nodig, eigen zakelijke nummer |
| Werkt in de browser | Beperkt | Ja, en op mobiel |
| Gekoppeld aan planningssysteem | Nee | Ja, via de API |
Een uitgebreidere stap-voor-stap-overstap staat op van WhatsApp-groep naar automatisering.
Van wie is het nummer?
Van jou. Je blijft eigenaar van je WhatsApp-nummer, je displaynaam en je eigen omgeving. Planie regelt de aanvraag van het WhatsApp Business-account en de goedkeuring van templates. Wat dat technisch betekent, lees je bij de WhatsApp Business API voor planning.
En die medewerker met een vlag?
Krijgt een medewerker een betrouwbaarheidssignaal, dan zie je in de inbox hoe de gesprekken liepen. Handig als je hem belt: dan weet je waar je het over hebt. Zo helpt de inbox je om persoonlijk te blijven, ook als het grootste deel van het appen geautomatiseerd is. Dat is precies wat de planner ontlasten in de praktijk betekent.