Open diensten vullen zonder eindeloos appen en nabellen

Waarom blijven open diensten openstaan?

Het lijstje dat dinsdag al open stond en donderdag nog steeds: dat ligt zelden aan één ding.

Het aanbod gaat naar de verkeerde mensen. Onder tijdsdruk app je de mensen die je kent en die vaak ja zeggen. Die zitten na een paar weken vol, terwijl een deel van je pool nooit een vraag krijgt. Je vist steeds in dezelfde vijver.

Je vraagt één voor één. Bellen, wachten, volgende bellen. Elke medewerker die niet direct opneemt, houdt de dienst een uur of langer vast.

De vraag is niet duidelijk genoeg. "Wie kan zaterdag?" levert tien halve antwoorden op: "misschien", "hoe laat?", "waar is het?". Een aanbod met datum, tijd, locatie en rol in één bericht scheelt al een ronde.

Het kanaal past niet. Een uitnodiging in de planningsapp wordt vaak pas gezien als het te laat is. Medewerkers lezen WhatsApp wel, maar daar zit dan weer geen koppeling met je planning, dus jij typt alles over.

Een ja komt te laat binnen. Iemand reageert 's avonds om 22:00, jij ziet het de volgende ochtend en intussen heeft een collega de dienst al aan een ander gegeven. Nu moet je iemand teleurstellen, en die reageert de volgende keer minder snel.

Wat kun je zelf doen om open diensten sneller te vullen?

Ook zonder nieuwe software kun je open diensten sneller vullen. Dit werkt bij twintig mensen net zo goed als bij vijfhonderd.

1. Maak eerst een shortlist per dienst. Kijk wie de rol beheerst, wie die dag beschikbaar is en wie niet al te veel uren heeft. Drie criteria, niet tien.
2. Vraag in groepjes, niet één voor één. Stuur het aanbod tegelijk naar vijf tot tien passende mensen. Wie het eerst ja zegt, krijgt de dienst. Zeg dat er ook eerlijk bij.
3. Schrijf een aanbod dat je met één woord kunt beantwoorden. Bijvoorbeeld: "Zaterdag 14 juni, 17:00 tot 23:30, bediening op locatie Centrum. Kun je? Antwoord met JA of NEE." Meer voorbeelden vind je in een dienstaanbod schrijven dat wel gelezen wordt.
4. Leg een reactietermijn vast. Geen antwoord binnen twee uur? Dan gaat het aanbod naar de volgende groep. Zo blijft een dienst niet hangen bij iemand die het bericht nooit opent.
5. Plan een ja meteen in. Hoe langer tussen ja en inplannen, hoe groter de kans op dubbele toezeggingen.
6. Heb een antwoord klaar voor wie te laat is. Een "helaas, al vol" zonder alternatief is een gemiste kans. Heb je op dezelfde dag nog iets anders open, bied dat dan direct aan.
7. Houd bij wie reageert. Een simpele turflijst per medewerker laat na een maand zien wie je eerder moet vragen en wie een persoonlijk belletje nodig heeft.

Het nadeel: het blijft handwerk. Precies dat stuk is te automatiseren.

Hoe automatiseert Planie het vullen van open diensten?

Planie zit bovenop het planningssysteem dat je al gebruikt en leest via de API mee welke diensten openstaan. Je hoeft niet over te stappen: je bestaande software blijft de bron voor bezetting, uren en facturatie. Op de pagina over koppelingen lees je hoe dat werkt.

• Aanbod via WhatsApp. Planie biedt diensten aan via WhatsApp met de officiële WhatsApp Business API, als los aanbod of meerdere diensten tegelijk. De medewerker antwoordt met één tik.
• De juiste mensen eerst. De slimme kandidaatselectie leert per klant wie kan, wil en betrouwbaar is, en kiest daarop de beste kandidaten per dienst.
• Ja is ingepland. Zegt iemand ja op een open dienst, dan staat die medewerker direct ingepland in je planningssysteem. Geen overtypen, geen dubbele toezeggingen.
• Vol? Dan een alternatief. Komt een ja binnen op een dienst die al bezet is, dan doet Planie met automatisch doorbieden een tegenbod met een andere dienst op dezelfde dag. De late reageerder werkt alsnog, jij hoeft niets te doen.
• Eén inbox. Vragen en reacties komen samen in één WhatsApp-inbox, in de browser en op mobiel, zodat je zelf kunt bijspringen waar dat nodig is.

Benieuwd hoe de hele lus van aanbod tot inplannen eruitziet? Op hoe het werkt staat hij stap voor stap.