Hoe werkt Planie? De lus van open dienst tot ingepland

Stap 1: koppelen met je planningssoftware

Alles begint bij je eigen systeem. Planie koppelt via de API en leest medewerkers, diensten en bezetting uit. Andersom schrijft Planie een ja direct terug als inplanning. Je planningssoftware blijft daarmee de bron van waarheid voor bezetting, uren en facturatie. Planie bewaart geen tweede rooster ernaast.

Op koppelingen lees je welke data er precies heen en weer gaat. De manager in jouw organisatie beheert de koppelingen zelf via het manageraccount dat Planie aanmaakt.

Een bijkomend voordeel: via de koppeling ziet Planie ook de historie van vóór de livegang. Daardoor heb je vanaf dag één een nulmeting om later mee te vergelijken.

Stap 2: planritmes instellen

Een planritme is een vast moment waarop Planie een ronde start. Je kiest wanneer, welke diensten en naar welke groep. Met planritmes maak je van de planning een ritme in plaats van een reeks brandjes.

Voorbeeld van een weekritme:

Meer voorbeelden en spelregels (zoals hoe vaak je iemand benadert) lees je in een planritme opzetten.

Stap 3: aanbod via WhatsApp

Op het ingestelde moment gaat het aanbod via de officiële WhatsApp Business API naar de geselecteerde medewerkers. Dat kan als losse dienst of als meerdere diensten tegelijk, bijvoorbeeld een heel weekend in één bericht waaruit de medewerker kiest.

Een voorbeeldbericht voor een losse dienst:

Wie het aanbod krijgt, bepaalt de slimme kandidaatselectie. Die kijkt naar wie kan, wie wil en wie betrouwbaar is, en checkt zaken als rijbewijs of eigen vervoer.

Medewerkers ontvangen alleen berichten als ze een opt-in hebben gegeven. Hoe dat werkt en wat de AVG ervan vindt, lees je in WhatsApp opt-in en AVG. Losse diensten lopen via een utility-template, bulkaanbod via een marketing-template. Planie regelt de templategoedkeuring voor je.

Stap 4: ja is ingepland, vol is doorbieden

Hier zit het verschil met gewoon berichten versturen.

Ja op een open dienst: de medewerker staat direct ingepland in je planningssysteem. Geen overtypen, geen dubbele administratie.

Ja op een dienst die al vol is: Planie stuurt automatisch een tegenbod met een alternatieve dienst op dezelfde dag. Dat gebeurt binnen het 24-uursvenster van WhatsApp, het venster waarin je na een reactie van de medewerker vrij kunt terugberichten. Dit automatisch doorbieden is de belangrijkste tijdsbesparing, omdat juist het terugappen en opnieuw aanbieden zoveel handwerk kost.

Een voorbeeld van zo'n tegenbod:

Nee: prima, Planie gaat door met de volgende kandidaat. Jij hoeft niets te doen.

Stap 5: bevestiging, details en reminders

Na het inplannen stuurt Planie automatisch een bevestiging met de dienstdetails. De dag voor de dienst volgt een briefingreminder. Zie dienstinformatie en reminders voor wat je erin kunt zetten. Minder "hoe laat moest ik er ook alweer zijn?" in je telefoon.

Stap 6: één inbox, jij houdt de regie

Alle gesprekken met medewerkers komen samen in één WhatsApp-inbox. Je ziet wat Planie heeft verstuurd, wat er terugkwam en wat er is ingepland. Je kiest zelf welke acties je instelt. De inbox werkt in de browser en mobiel, dus ook als je op locatie staat.

Je kunt op elk moment ingrijpen: een dienst handmatig aanbieden, een gesprek overnemen of een ronde stilzetten.

Stap 7: de database leert mee

Elke ronde levert data op. Wie reageert snel, wie zegt vaak nee, wie komt wel en wie niet. De zelflerende database is per klant, dus jouw pool leert van jouw data en niet van die van een ander. Planie deelt geen data tussen klanten.

Medewerkers die vaak niet kunnen of niet reageren worden gevlagd met betrouwbaarheidssignalen. Bedoeld voor persoonlijk contact: jij belt of appt ze vanaf je eigen nummer. Een automatisch bericht lost geen motivatieprobleem op, een gesprek soms wel.

Wie doet wat?

Jij stuurt. Het systeem doet.