De planner als bottleneck van je bureau
Bij een uitzendbureau of payroller groeit de omzet met het aantal gewerkte uren. Die uren komen alleen als diensten gevuld worden. En diensten vullen is, bij de meeste bureaus, nog steeds handwerk: een planner die de hele dag appt, belt en antwoorden overtypt.
Dat werkt prima tot je groeit. Er komt een nieuwe opdrachtgever bij met dertig diensten per week, en je planners zitten al vol. De keuze is dan: een extra planner aannemen, of de bestaande planners nog harder laten rennen. Beide zijn duur. Het eerste kost salaris, het tweede kost verloop en fouten.
Ondertussen zit er in je pool een flink deel dat best meer wil werken, maar nooit benaderd wordt. Niet omdat ze niet goed zijn, maar omdat de planner bij drukte begint bij de eerste tien namen die hij kent. Daarover meer bij je flexpool activeren.
Planie is ontstaan bij precies zo'n bureau: een horeca-uitzendbureau waar zo'n 40 uur per week opging aan medewerkers appen voor de planning. Daar is het gebouwd en getest, op de eigen drukste vrijdagavonden.
Hoe Planie de planning van een uitzendbureau automatiseert
Planie zit bovenop je planningssysteem. Dat systeem blijft de bron van waarheid voor bezetting, uren en facturatie. Planie doet het werk ertussen: aanbieden, inplannen, doorbieden en informeren.
| Taak van de planner | Zonder Planie | Met Planie |
|---|---|---|
| Diensten aanbieden | Per kandidaat appen of bellen | Via WhatsApp met ja/nee-knoppen, naar de best passende kandidaten |
| Antwoorden verwerken | Handmatig in het systeem zetten | Ja is direct ingepland |
| Dienst vol, toch een ja | Excuusappje, opnieuw zoeken | Automatisch tegenbod op dezelfde dag |
| Vooruit plannen | Als er tijd over is | Planritmes op vaste momenten, per groep |
| Chats met medewerkers | Verspreid over telefoons | Eén WhatsApp-inbox voor planners, meerdere planners |
| Moeilijke gevallen | Ondergesneeuwd | Gevlagd, zodat de planner persoonlijk contact opneemt |
Meerdere opdrachtgevers, één ritme
Met planritmes stel je per opdrachtgever of per groep vaste momenten in. Bijvoorbeeld: maandag 13:00 de open diensten van deze week dichtplannen, woensdag de week erna aanbieden. Met filters op ontvangersgroep stuur je de diensten van een logistieke klant naar andere mensen dan de diensten van een horecaklant. Zo draait elke opdrachtgever in zijn eigen ritme, zonder dat jij elke ronde handmatig start.
Meer uren uit dezelfde pool
Doordat Planie het aanbod breder en slimmer verspreidt, komen ook mensen aan de beurt die anders buiten beeld bleven. Doorbieden zorgt dat een ja op een volle dienst alsnog een gewerkte dienst wordt. Dat is precies waar meer uren uit dezelfde pool vandaan komt.
Scenario: nieuwe opdrachtgever, dezelfde bezetting op kantoor
Stel: je bureau krijgt een nieuwe opdrachtgever met elke week een reeks terugkerende diensten. Je hebt twee planners, en die zitten vol.
- De diensten van de nieuwe klant komen in je planningssysteem, zoals altijd.
- Je maakt in Planie een planritme voor deze opdrachtgever, met een filter op de groep die bij het werk past.
- Elke woensdag gaat het aanbod voor de week erna automatisch naar die groep. Wie ja zegt, staat ingepland. Wie te laat is, krijgt een alternatief op dezelfde dag.
- Maandag pakt een tweede ronde op wat nog open staat.
- Je planners zien in de database wie vaak niet reageert en bellen die mensen zelf.
De planners besteden hun tijd aan de opdrachtgever, de lastige gaten en de kandidaten die persoonlijke aandacht nodig hebben. Meer daarover bij de planner ontlasten.
Wat Planie oplevert aantonen met een nulmeting
Omdat Planie via de koppeling ook de historie van voor de livegang ziet, heb je een nulmeting. Je kunt vergelijken hoe snel diensten gevuld werden en hoeveel gaten er bleven, voor en na. Hoe je de tijdwinst zelf doorrekent, lees je bij tijdsbesparing van de planner berekenen.
Data, nummer en compliance
Elk bureau heeft een eigen, afgeschermde omgeving. Planie deelt geen data tussen klanten of bureaus, dus je pool blijft van jou. Je bent eigenaar van je WhatsApp-nummer en displaynaam. Berichtkosten van Meta worden rechtstreeks bij jou gefactureerd. Planie regelt de WABA-aanvraag en templategoedkeuring, en medewerkers geven vooraf toestemming via een opt-in. Lees meer bij WhatsApp opt-in en AVG en bekijk welke pakketten aansluiten bij koppelingen.