Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Planie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen deze applicatie. De definitieve bedrijfsnaam, het vestigingsadres en het e-mailadres voor privacyvragen worden later ingevuld.

Voorlopig kun je privacyvragen richten aan: privacy@planie.nl.

2. Welke gegevens verwerken we?

Afhankelijk van je gebruik van Planie kunnen we onder andere deze gegevens verwerken:

• Accountgegevens, zoals naam, organisatie, rol en loginstatus.
• Contactgegevens, zoals telefoonnummer en e-mailadres.
• Planningsgegevens, zoals diensten, locaties, beschikbaarheid, reacties en status van aanbiedingen.
• Gespreksgegevens, zoals WhatsApp-berichten, telefoonnummers in een gesprek, contactmomenten, templates, verzendstatussen en antwoorden.
• Technische gegevens, zoals apparaatinfo, foutmeldingen, loggegevens en beveiligingsinformatie.
• Analyse- en signaalgegevens, zoals risico-inschattingen voor open diensten en bezettingsalerts.

3. Waarom gebruiken we deze gegevens?

We gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Het tonen en beheren van open diensten, medewerkers en planning.
• Het versturen, volgen en verwerken van dienstaanbiedingen via WhatsApp of andere kanalen.
• Het ondersteunen van planners met statusoverzichten, filters, alerts en voorspellingen.
• Het verbeteren, beveiligen en stabiel houden van de applicatie.
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen wanneer dat nodig is.

4. Grondslagen

We verwerken gegevens alleen wanneer daar een geldige reden voor is. Dit kan zijn: uitvoering van een overeenkomst, toestemming, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang, zoals het beveiligen en verbeteren van de dienst.

Deze privacyverklaring is bedoeld om je hierover te informeren. Het lezen van deze verklaring is geen ondertekening en vormt niet automatisch toestemming. Wanneer voor een verwerking toestemming nodig is, vragen we die apart en vrijwillig.

5. Delen met derden

We delen gegevens alleen wanneer dat nodig is voor het leveren van Planie of wanneer we daartoe verplicht zijn. Denk aan hostingpartijen, databaseleveranciers, communicatieplatformen zoals WhatsApp/Meta en, wanneer AI-signalen zijn ingeschakeld, een AI-provider voor het samenvatten of rangschikken van operationele signalen.

Waar nodig sluiten we verwerkersovereenkomsten en beperken we de gedeelde gegevens tot wat nodig is voor het doel.

6. AI-signalen

Planie kan signalen genereren die planners helpen risico's te herkennen, zoals diensten met veel open plekken, weinig reacties of een kleine beschikbare pool. Deze signalen zijn bedoeld als ondersteuning. De planner blijft verantwoordelijk voor de uiteindelijke beslissing.

7. Bewaartermijnen

Gespreksgegevens worden maximaal 30 dagen bewaard. Het gaat hierbij om WhatsApp- berichten, berichtinhoud, telefoonnummers die bij het gesprek horen, antwoorden, verzendgegevens en de bijbehorende gespreks- en aanbodregistraties in Planie.

Berichten en aanbodregistraties worden verwijderd zodra ze ouder zijn dan 30 dagen. Een gespreksoverzicht wordt verwijderd nadat het 30 dagen geen activiteit meer heeft gehad. Deze verwijdering wordt in de actieve Supabase-database automatisch uitgevoerd door een terugkerende opschoonjob die iedere 15 minuten draait.

Deze 30-dagentermijn geldt voor gespreksgegevens en niet automatisch voor account-, planning-, administratie-, beveiligings- of wettelijke gegevens. Voor die categorieën geldt een afzonderlijke bewaarbeoordeling op basis van het doel en de toepasselijke wet. Back-ups kunnen daarnaast een eigen technische bewaartermijn hebben en worden niet in de normale applicatie gebruikt.

8. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.

9. Cookies en lokale opslag

Planie kan cookies of lokale opslag gebruiken voor noodzakelijke functies, zoals inloggen, voorkeuren en beveiliging. Wanneer later analytische of marketingcookies worden toegevoegd, wordt deze verklaring daarop aangepast.

10. Jouw rechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

• Inzage te vragen in je persoonsgegevens.
• Onjuiste gegevens te laten corrigeren.
• Gegevens te laten verwijderen of verwerking te laten beperken.
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Gegevens over te laten dragen aan jezelf of een andere partij.
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer Planie verandert of wanneer wet- en regelgeving daarom vraagt. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina.