Hoe Planie is ontstaan
Het begon niet met een idee voor een product. Het begon met een planner die op vrijdagmiddag met twee telefoons en een spreadsheet zat.
Bij het horeca-uitzendbureau waar Planie is geboren, was de planningssoftware prima op orde. Diensten stonden erin, het rooster klopte, de uren liepen door naar de facturatie. Alleen: als er een dienst openstond, ging er een uitnodiging uit via de planningsapp. En daar gebeurde vervolgens weinig mee.
Dus deed het team wat elke planner doet. Appen. Iedereen los, vanaf het eigen nummer. "Kun je zaterdag?" Wachten. Nabellen. Een ja binnenkrijgen voor een dienst die net door een collega was gevuld. Terugappen: "sorry, al vol, maar wil je de lunch?" Bij elkaar ging daar zo'n 40 uur per week in zitten. Een volledige werkweek aan berichtjes.
Waarom WhatsApp?
Omdat daar de mensen zitten. Medewerkers reageerden niet op uitnodigingen in de planningsapp, wel op WhatsApp. Dat is geen oordeel over die app. Het is gedrag: een pushmelding van een werkapp wordt weggeveegd, een appje wordt gelezen.
Lees je herkenning terug in medewerkers reageren niet op de planningsapp? Dan weet je waarom we hier begonnen.
De gewone WhatsApp Business-app bleek alleen niet geschikt voor dit volume. Broadcastlijsten zijn beperkt tot 256 contacten, een ontvanger moet je nummer hebben opgeslagen en bij veel berichten loop je tegen blokkades aan. Daarom werkt Planie met de officiële WhatsApp Business API: compliant, met opt-in van medewerkers en zonder die limieten.
Wat we bouwden, en waarom in die volgorde
Het eerste wat geautomatiseerd moest worden, was het aanbieden. Maar al snel bleek dat het echte werk daarna zit. Een ja op een volle dienst kost meer tijd dan een nee. Daarom is automatisch doorbieden de functie waar Planie om draait: zegt iemand ja op een dienst die al vol is, dan krijgt hij automatisch een alternatief op dezelfde dag.
Daarna kwamen de dingen die je als planner in je hoofd bijhoudt. Wie kan meestal op zaterdag, wie heeft een auto, wie reageert nooit. Dat werd de zelflerende database. En omdat planning een ritme heeft, kwamen er planritmes: vaste momenten waarop Planie een ronde start. Hoe alles samenhangt, lees je op hoe het werkt.
Alles is eerst getest waar het het meest pijn deed: op de drukste vrijdagavonden in de eigen horeca.
Onze principes
Aanvullen, niet vervangen
Je hebt je planningssoftware niet voor niets gekozen. Planie koppelt via de API en vult aan. Je systeem blijft de bron van waarheid voor bezetting, uren en facturatie. Zie koppelingen.
De regie blijft bij de planner
Planie doet het werk van een planner, niet de beslissingen. Jij bepaalt planmomenten, ontvangersgroepen en uitzonderingen. Medewerkers die vaak niet kunnen of niet reageren, worden met betrouwbaarheidssignalen juist bij jou neergelegd, zodat je ze persoonlijk belt of appt vanaf je eigen nummer. Een goed gesprek blijft mensenwerk.
Je data blijft van jou
Elke klant heeft een eigen afgeschermde omgeving. Planie deelt geen data tussen klanten of bureaus. De zelflerende database leert van jouw pool, voor jou.
Je WhatsApp blijft van jou
Je bent eigenaar van je WhatsApp-nummer, je displaynaam en je eigen omgeving. Meta factureert de berichtkosten rechtstreeks aan jou, zonder marge van Planie.
Compliant vanaf het begin
Medewerkers geven opt-in via de WhatsApp Business API. Planie regelt de WABA-aanvraag en de templategoedkeuring. Meer daarover in WhatsApp opt-in en AVG.
Simpel opstarten
Planie maakt een manageraccount en gebruikersaccounts aan, de manager beheert de koppelingen. Geen eenmalige onboardingfee en geen implementatietraject van maanden.
Wat ons drijft
Planners zijn de mensen die de vrijdagmiddag-paniek opvangen. Die om 23:00 nog een vervanger zoeken. Die precies weten wie je beter niet voor een vroege dienst buiten de stad kunt vragen. Dat vakmanschap verdient tijd, en geen 40 uur per week aan kopiëren en plakken.
Daar is Planie voor: de planner ontlasten, zodat er tijd overblijft voor het werk dat wel een mens vraagt.
En het gaat niet alleen om tijd. Als diensten sneller gevuld raken en er minder gaten vallen, draait dezelfde pool meer uren. Dat merkt een uitzendbureau in de omzet en een organisatie met een eigen flexpool in een rustigere week. Omdat Planie via de koppeling ook de historie van vóór de livegang ziet, hoef je dat niet op ons gezag aan te nemen: je hebt een nulmeting.
Waar we naartoe werken
We blijven bouwen vanuit de werkvloer. Een paar onderwerpen die in ontwikkeling zijn: forecasting van personeelsbehoefte, escalatie bij verzuim en RCS als extra kanaal naast WhatsApp. Dat zijn nog geen bestaande functies. We noemen ze pas als ze werken.