Meer uren uit je flexpool zonder extra mensen te werven

Waarom levert je flexpool minder uren dan mogelijk?

Een pool die meer uren draait is goed voor iedereen. Voor een uitzendbureau of payroller betekent het meer omzet zonder extra wervingskosten, voor een organisatie met een eigen pool minder gaten en minder externe inhuur, en voor de flexwerker meer inkomen. Toch blijven er bij de meeste pools uren liggen. Dit zijn de plekken waar ze weglekken.

Te laat, en dan niets. Iemand reageert enthousiast op een dienst die net vol is. Hij krijgt "helaas" of helemaal geen antwoord. Terwijl er op dezelfde dag misschien nog een andere dienst openstaat. Dat is een medewerker die wilde werken en het niet deed.

Ongelijke verdeling. De vaste kern draait veel uren, een groot deel van de pool vrijwel niets. Als de kern vol zit, blijven diensten open terwijl er mensen beschikbaar zijn die niemand vraagt. Hoe je die groep terugwint, lees je bij flexpool activeren.

Aanbod komt niet aan. Een uitnodiging die niet wordt gelezen, levert geen uren op. Hoe goed je planning ook klopt.

Verkeerde match. Iemand krijgt een vroege dienst buiten de stad aangeboden terwijl hij geen vervoer heeft. Nee. Volgende keer krijgt hij misschien helemaal geen aanbod meer, ook niet voor diensten die wel passen.

Te laat gevraagd. Wie op donderdag pas hoort dat er zaterdag werk is, heeft vaak al iets anders gepland. Uren gaan verloren aan timing.

Hoe haal je meer uren uit je pool? Praktische stappen

1. Bekijk de verdeling. Zet op een rij hoeveel uren elke medewerker de afgelopen periode heeft gedraaid. Je ziet waarschijnlijk een kleine groep met veel uren en een lange staart met weinig.
2. Vraag de staart wat ze willen. Hoeveel uren per week, welke dagen, welke rollen? Soms willen mensen meer werken dan je denkt.
3. Heb altijd een tweede aanbod klaar. Spreek met jezelf af: wie te laat is voor een dienst, krijgt direct een alternatief op dezelfde dag als dat er is. Dit is de meest onderschatte bron van extra uren.
4. Match op de praktische dingen. Vervoer, rijbewijs, afstand, rol. Een passend aanbod wordt vaker geaccepteerd.
5. Bied eerder aan. Hoe eerder iemand weet dat er werk is, hoe groter de kans dat hij het kan inpassen.
6. Volg uren per medewerker over tijd. Niet om te controleren, maar om te zien wie minder gaat werken en waarom.

Een rekenvoorbeeld om het te voelen. Stel: je hebt een pool van honderd mensen en elke week strandt bij tien medewerkers een ja op een volle dienst. Als de helft daarvan een andere dienst van vijf uur had kunnen draaien, zijn dat vijfentwintig extra gewerkte uren per week, uit mensen die je al hebt. Dat is een voorbeeld, geen belofte: hoe het bij jou uitvalt, hangt af van je diensten en je pool.

Hoe helpt Planie je meer uren uit dezelfde pool te halen?

Planie koppelt via de API met je bestaande planningssoftware en richt zich juist op de lekken hierboven.

• Doorbieden. Automatisch doorbieden is de kern: zegt iemand ja op een volle dienst, dan doet Planie direct een tegenbod met een alternatieve dienst op dezelfde dag. Een gemiste match wordt alsnog werk.
• Bredere verdeling. De slimme kandidaatselectie leert wie kan, wil en betrouwbaar is, en biedt aanbod niet alleen aan de vaste kern.
• Passend aanbod. De rijbewijs- en vervoerscheck voorkomt aanbod dat bij voorbaat niet past.
• Aanbod dat aankomt. Via WhatsApp, het kanaal dat medewerkers dagelijks openen.
• Aantoonbaar. Planie ziet via de koppeling ook de historie van vóór de livegang. Met die nulmeting kun je laten zien hoeveel uren je pool erbij draait. Hoe je zo'n berekening opzet, staat in tijdsbesparing van de planner berekenen.

Voor uitzendbureaus met meerdere opdrachtgevers telt dit dubbel: dezelfde pool kan bij verschillende klanten werken, als het aanbod maar op tijd bij de juiste persoon komt.