Waarom vult niemand zijn beschikbaarheid in de app in?
Omdat het een klusje is waar niemand om heeft gevraagd. Een app openen, inloggen, wachtwoord vergeten, naar het juiste scherm, zeven dagen aanklikken. En dat elke week. Een deel van je pool doet het trouw, de rest niet. Dat is geen onwil. Het is gewoon frictie.
Het gevolg kent elke planner: je plant op basis van een halve beschikbaarheidslijst en gaat daarna toch iedereen appen. Bij het horeca-uitzendbureau waar Planie is ontstaan, was dat precies het patroon: uitnodigingen in de planningsapp bleven liggen, op WhatsApp kwam wel antwoord. Meer over dat probleem staat op medewerkers reageren niet op de planningsapp.
Hoe werkt beschikbaarheid uitvragen in Planie?
- Je stelt een vast moment in in je planritme, bijvoorbeeld donderdag 10:00 voor de week erna.
- Planie stuurt een bericht naar de ontvangersgroep die jij kiest: de hele actieve pool, of per functie of locatie.
- Medewerkers geven aan wanneer ze kunnen, met knoppen in WhatsApp.
- Planie verwerkt de antwoorden en gebruikt ze bij de volgende ronde dienstaanbod.
- Op vrijdag gaat het aanbod uit naar mensen die beschikbaar zijn, bijvoorbeeld als meerdere diensten tegelijk.
De beschikbaarheid voedt ook de slimme kandidaatselectie: wie zegt te kunnen, komt eerder in aanmerking voor een dienst op die dag.
Hoe ziet zo'n uitvraag eruit?
Een voorbeeld:
``` Hoi Tess, we maken de planning voor volgende week (30 juni tot 6 juli). Wanneer kun je werken?
[Doordeweeks overdag] [Doordeweeks avond] [Weekend] [Volgende week niet] ```
Of, iets fijner per dag:
``` Hoi Tess, welke dagen kun je volgende week? Tik alles aan wat past.
[Ma] [Di] [Wo] [Do] [Vr] [Za] [Zo] [Volgende week niet] ```
Hoe gedetailleerd je het maakt, hangt af van je diensten. Een cateraar met vooral avonden heeft genoeg aan een paar blokken. Een organisatie met ploegen wil misschien per dagdeel weten wie kan.
Een scenario: donderdagochtend, volgende week staat nog leeg
Stel: je hebt een pool van een paar honderd mensen en volgende week staan er tientallen diensten open. In de app hebben een handvol mensen hun beschikbaarheid ingevuld.
Om 10:00 stuurt Planie de uitvraag. Gedurende de dag komen de antwoorden binnen, vaak tussen colleges door of in een pauze, want dan hebben mensen hun telefoon toch al in de hand. Vrijdag om 12:00 gaat het weekaanbod uit, alleen naar wie heeft aangegeven te kunnen, en alleen voor de dagen dat ze kunnen. Minder ruis, minder "nee kan niet", en sneller gevuld.
Wat is het verschil met een beschikbaarheidsmodule in de app?
| Beschikbaarheid in de planningsapp | Uitvragen via Planie | |
|---|---|---|
| Kanaal | App, inloggen nodig | WhatsApp, geen inlog |
| Wie neemt initiatief | Medewerker moet er zelf aan denken | Planie vraagt het op een vast moment |
| Drempel | Meerdere schermen en klikken | Een paar tikken op knoppen |
| Gebruik daarna | Planner kijkt in een overzicht | Planie gebruikt het direct voor aanbod |
Je beschikbaarheidsmodule hoeft niet weg. Wie het in de app invult, blijft dat gewoon doen. Planie zit bovenop je planningssysteem en zorgt dat de rest het ook doorgeeft.
Hoe vaak vraag je beschikbaarheid uit?
Voor de meeste pools werkt één keer per week het best, op een vast moment, ruim voor de eerste aanbiedingsronde. Te vaak vragen irriteert, te laat vragen helpt niet meer. Met regels als stilte-uren en een maximum aantal berichten per persoon per week voorkom je dat het te veel wordt. Een volledig voorbeeldritme staat bij een planritme opzetten. En als je beschikbaarheid ruim van tevoren binnen hebt, wordt vooruit plannen een stuk realistischer.