Waarom reageren medewerkers niet op uitnodigingen in de planningsapp?
Planie is ontstaan bij een horeca-uitzendbureau waar precies dit gebeurde: uitnodigingen in de planningsapp bleven liggen, maar een WhatsApp-bericht kreeg binnen korte tijd antwoord. Dat patroon zie je in veel pools terug, en het heeft begrijpelijke oorzaken.
Een app die je af en toe nodig hebt, open je niet uit jezelf. Een flexwerker die één of twee diensten per week draait, heeft weinig reden om de planningsapp dagelijks te openen. WhatsApp staat daarentegen altijd open.
Meldingen verdwijnen. Veel mensen hebben meldingen van minder gebruikte apps uitgezet, of de app is na een update uitgelogd. De uitnodiging is verstuurd, maar komt nooit echt aan.
Inloggen is een drempel. Wachtwoord vergeten, app opnieuw installeren, verificatiecode. Voor één dienst van zaterdag is dat voor sommigen al te veel moeite.
Mensen werken voor meerdere partijen. Een flexwerker met drie bijbaantjes heeft misschien drie planningsapps. Dan wint het kanaal dat het minste moeite kost.
De app voelt als werk, WhatsApp als contact. Een persoonlijk bericht leest anders dan een systeemmelding. Dat merk je in hoe snel er wordt gereageerd.
Dat is geen kritiek op planningssoftware. Die is gemaakt om planning, uren en facturatie goed te regelen, en dat doet ze. Het knelpunt zit in de laatste meter: het moment waarop een medewerker moet zien en beantwoorden dat er werk is. Hoe ingebouwde chatfuncties en pushmeldingen zich verhouden tot WhatsApp lees je in chatfunctie van planningssoftware vs Planie.
Wat kun je zelf doen aan een lage respons?
Probeer eerst wat je in je huidige app kunt verbeteren. Soms is de winst groter dan je denkt.
- Check de basis bij nieuwe medewerkers. Laat bij de start direct de app installeren, inloggen en meldingen aanzetten, samen met iemand erbij. Wie niet goed start, haakt later af.
- Leg uit waarom de app ertoe doet. "Hier komt het werk binnen en wie het eerst reageert, krijgt de dienst" motiveert meer dan "installeer even de app".
- Stuur minder, maar relevanter. Mensen die bij elke dienst een melding krijgen die niet voor hen past, gaan meldingen negeren.
- Bundel uitnodigingen op vaste momenten. Dan weten medewerkers wanneer ze moeten kijken.
- Meet wie wel en niet reageert. Vaak is het een herkenbare groep. Die kun je gericht benaderen.
- Kies bewust een tweede kanaal. Werkt het na bovenstaande nog niet, kijk dan naar een kanaal dat wel gelezen wordt. Een vergelijking van WhatsApp, sms, app-notificatie en e-mail vind je in beste kanaal om flexwerkers te bereiken.
Let op bij die laatste stap: als je handmatig gaat appen naast de app, verdubbel je je werk. Elke ja moet je dan alsnog overtypen. Een koppeling voorkomt dat.
Hoe lost Planie het op zonder je app te vervangen?
Planie zit bovenop je bestaande planningssoftware en koppelt via de API. Je app blijft gewoon in gebruik, voor wie dat fijn vindt. Lees meer over hoe de koppeling werkt.
- Aanbod via WhatsApp. Open diensten uit je systeem worden via de officiële WhatsApp Business API als dienstaanbod via WhatsApp verstuurd, met een duidelijke keuze om op te reageren.
- Ja gaat terug de planning in. Wie ja zegt, staat direct ingepland in je planningssysteem. Medewerker en planner hoeven nergens anders iets in te vullen.
- Beschikbaarheid ook via WhatsApp. Vult niemand zijn beschikbaarheid in de app in, dan kun je beschikbaarheid uitvragen via WhatsApp.
- Compliant. Medewerkers geven opt-in, Planie regelt de WABA-aanvraag en de templategoedkeuring. Meer over privacy lees je in WhatsApp opt-in en AVG.
- Eén inbox. Alle reacties en vragen komen samen in één gedeelde WhatsApp-inbox.
| Alleen planningsapp | Handmatig appen ernaast | Planie bovenop je app | |
|---|---|---|---|
| Wordt het gelezen | Afhankelijk van meldingen | Ja | Ja |
| Ja in de planning | Ja | Overtypen | Direct, via koppeling |
| Werk voor planner | Nabellen bij geen reactie | Veel | Uitzonderingen |
| Bron van waarheid | App | Twee plekken | Jouw planningssysteem |