De vier kanalen naast elkaar
| WhatsApp (Business API) | Sms | App-notificatie | ||
|---|---|---|---|---|
| Bereik in flexpool | Bijna iedereen heeft het | Iedere mobiele telefoon | Alleen wie de app heeft en meldingen aan heeft | Iedereen met een adres, maar weinig gelezen op korte termijn |
| Snelheid van lezen | Meestal snel | Meestal snel | Wisselend | Traag |
| Antwoorden | Knoppen en vrije tekst | Vrije tekst (of trefwoord) | Knop in de app | Link of reply |
| Automatisch verwerken | Ja, met koppeling | Beperkt, foutgevoelig | Ja, binnen het pakket | Beperkt |
| Gesprek mogelijk | Ja, in dezelfde chat | Ja, maar onhandig | Soms, via chatmodule | Ja, maar traag |
| Opt-in | Verplicht voor berichten die jij begint | Wettelijke regels voor toestemming | Via installatie app | Wettelijke regels voor toestemming |
| Kosten | Per afgeleverd templatebericht (Meta) | Per bericht (provider) | Meestal inbegrepen | Vrijwel gratis |
| Beste voor | Dienstaanbod, last-minute, reminders | Terugval, mensen zonder smartphone | Rooster, uren, ruilen | Contracten, nieuwsbrief, weekoverzicht |
WhatsApp: waar de pool al zit
Het grote voordeel van WhatsApp is simpel: mensen kijken er toch al de hele dag op. Planie is ontstaan bij een horeca-uitzendbureau waar medewerkers niet reageerden op uitnodigingen in de planningsapp, maar wel op WhatsApp. Daar ging zo'n 40 uur per week op aan appen voor de planning.
Via de officiële API stuur je een template met knoppen:
Een tik op de knop is direct verwerkbaar. Met Planie betekent een ja op een open dienst dat diegene direct is ingepland, en een ja op een volle dienst levert automatisch een alternatief op dezelfde dag op. Zie diensten aanbieden via WhatsApp.
Nadelen zijn er ook. Je hebt opt-in nodig, je werkt met goedgekeurde templates en elk afgeleverd templatebericht kost geld. Hoe Meta rekent, staat in kosten van WhatsApp-berichten. En de gewone Business-app is geen alternatief voor grote volumes, zie WhatsApp Business-app vs API.
Sms: oud maar betrouwbaar
Sms werkt op elke telefoon, ook zonder data. Daarmee is het een prima terugvaloptie voor medewerkers die geen WhatsApp willen of tijdelijk geen internet hebben. Het nadeel: geen knoppen, weinig opmaak en antwoorden als "ja hoor, maar pas vanaf 18u" zijn lastig automatisch te verwerken. Voor een kleine groep die je persoonlijk kent, is sms prima. Voor geautomatiseerd aanbod aan honderden mensen werkt het stroever.
App-notificatie: sterk als de app leeft
Een pushmelding van je planningssoftware is gratis en zit direct aan je rooster vast. Als je medewerkers de app gebruiken om te klokken of hun rooster te checken, is dit een uitstekend kanaal. Het valt om zodra meldingen uit staan of mensen uitgelogd zijn. Dan zie je het aan je open diensten. Uitgebreider: chatfunctie in planningssoftware vs Planie.
E-mail: voor de rustige stukken
E-mail is ideaal voor contracten, loonstroken, weekoverzichten en uitgebreide briefings met bijlagen. Voor een dienst die over drie uur begint is het te traag. Gebruik het als aanvulling, niet als eerste kanaal voor aanbod.
Welk kanaal wanneer? Een praktisch schema
- Open dienst binnen 24 uur: WhatsApp, met sms als terugval voor wie geen WhatsApp gebruikt.
- Weekaanbod of beschikbaarheid uitvragen: WhatsApp of app, afhankelijk van waar je pool reageert.
- Bevestiging en reminder dag ervoor: WhatsApp, zie dienstinformatie en reminders.
- Rooster, uren, ruilen: app van je planningssoftware.
- Contracten en documenten: e-mail of app.
Een kleine, vaste ploeg van vijftien man? Dan kun je met een paar persoonlijke appjes en de app van je planningssoftware prima uit de voeten. De keuze wordt pas echt belangrijk als je pool groeit en je per week tientallen diensten moet vullen. Hoe je een bericht schrijft dat wel gelezen wordt, lees je in een dienstaanbod-bericht schrijven.